O Cliente / Importador deverá enviar ao Despachante os seguintes documentos:
3 Vias do Conhecimento de Embarque (BL).
Declarações em 2 vias (documentos exigidos pela agência para a devida legalização do BL).
O Importador deverá fornecer 2 vias originais do CNCA
O Importador deverá fornecer 2 vias originais da factura, devidamente carimbada e assinada, para o devido licenciamento.
No caso de a factura já ter sido licenciada, o cliente / Importador deverá ter atenção ao prazo de validade da mesma que são de 60 dias para a Importação, a contar da data da sua emissão.
O cliente / Importador deverá facultar uma cópia do cartão de contribuinte atualizado que irá anexado ao despacho na altura da sua submissão.
Será necessária a emissão de uma Declaração de valores se a factura for igual ou superior a 5.000,00 USD.
O Despachante tão logo tenha toda a documentação reunida ou toda a informação relacionada com o desalfandegamento a efetuar, deverá dar entrada com a devida antecedência, ou seja, logo após a confirmação da chegada do navio ao Pais, para que sejam evitados pagamentos por sobe-estadia do contentor no Porto.
É submetido a Alfândega o despacho, em seguida é emitida a "Nota de Liquidação das Obrigações Aduaneiras" com o prazo para liquidação de 10 dias úteis.
É solicitado ao Importador os valores estimados através de uma Requisição de fundos para liquidação da Nota emitida pela Alfândega, taxas portuárias, taxação do contentor, polícia fiscal.
Estando disponíveis os valores para a liquidação da nota de pagamento, prontamente será emitido um cheque á ordem da Conta Única do Tesouro Nacional.
Após pagamento, a Alfândega emite o DAR e a Nota de desalfandegamento que será enviado a Empresa para o fecho da conta com toda a documentação justificativa.
No final será emitida uma factura e enviada a Empresa para efeitos de cobrança dos honorários do Despachante e as despesas inerentes ao despacho.
Poderá ser feito mensalmente ou trimestralmente um relatório (encontro de valores para atualizar os procedimentos de contabilidade).